Protokoll Projekttreffen am Mittwoch, 03.09.2008

anwesend: Michael, Kaz, Ambros, Gabi

Im Hinblick auf den Abgabetermin unseres Projektberichtes am 13.09.2008 wurde eine Bestandsaufnahme gemacht.

Dabei klärten wir ab, welche Aufgaben noch zu erledigen und welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind. Es wurde erneut eine To-Do-Liste erstellt. Gleichzeitig stellten wir fest, in welchem Status sich die Texte, die wir für RAD-Homepage benötigen, befinden:

Allgemeiner Text zu RAD: noch in Bearbeitung (Michael)

Wissensbilanz: noch in Bearbeitung (Ambros)

Leitfäden: noch in Bearbeitung (Ambros,Gabi,RAD-Team, Michael)

FAQ’s: fast abgeschlossen (Ambros, Gabi, RAD-Team, Michael)

ÖSTAT- Information: noch in Bearbeitung (Verena)

Publikationstypen: zu überarbeiten (Verena, RAD-Team)

RAD-Team vorstellen: noch nicht begonnen

Datenmodell: noch in Bearbeitung (Michael)

Facts & Figures: noch in Bearbeitung (Michael)

Schulungskalender: noch nicht begonnen (Michael)

Kaz wird sich um die Grundstruktur der Homepage kümmern und sich der technischen Belange annehmen. Er hat uns den Link der RAD-Information in den Weblog hineingestellt.

Nachtrag: Kurzprotokoll zum Treffen am Dienstag, 09.09.2008

Es wurde die Struktur für den Projektbericht besprochen und die einzelnen Punkte aufgeteilt.

Zeithorizont: Bis Donnerstag, 11.09.2008 sollten die Texte fertig gestellt und an Verena gepostet werden. Verena übernimmt ab Freitag die Kompilierung. Die Abgabe erfolgt dann am Montag.

Nachtrag zur To-Do-Liste

Projektbericht nach Zuständigkeiten fertig stellen

Publikationstypen überarbeiten RAD-Team, Beispiele RAD-Team

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Protokoll: Treffen der Projektgruppe „RAD goes public!“ am 16. Juli 2008

Anwesend waren: Ambros, Gabi, Kaz, Michael, Verena

Da dieses Mal alle Teilnehmer der Projektgruppe anwesend waren, wurde zunächst das neue Projektziel diskutiert und gutgeheißen. Weil Gabi und Kaz (noch) keinen Mitarbeiter-Zugang zu den RAD-Eingabemasken haben, wurde nur über die frei zugängliche „Hilfe-Homepage“ von Hrn. Zinner diskutiert. (Testzugänge sollen angefordert werden!)

Michael hat die Datenbank kurz ausführlicher beschrieben, da es vier (getrennte) RAD-Ebenen gibt: Entwicklung (hier sind die meisten Daten gespeichert), Test, Schulung, Produktion (Echtsystem). Außerdem hat er einen Termin mit einem ZID-Programmierer organisiert, der uns typo3 näher bringen wird: Donnerstag, 24.Juli.08, Ebendorferstr.

Danach wurden besonders auffällige Mängel der bestehenden „RAD-Hilfe“-Homepage besprochen:

• Es sollte zwischen User-Manuel und erklärender Ebene mit „Rundum-Hilfe“ differenziert werden.

• Vokabular ist teilweise zu technisch; Terminologie sollte überdacht werden.

• Fehlendes RAD-„Leitbild“: Wer gibt ein? Warum? Welche Vorteile? Was muss eingegeben werden? Was kann eingegeben werden?

• Wissensbilanz-Hintergrund zu prominent; für eingebende Personen nicht relevant; sollte daher nicht allzu ausführlich erklärt werden (ist eigentlich Motivation der Universität für RAD).

• Diverse Wendungen sehr unklar: „im Namen der Uni publiziert“, „§26/27 Projekte“ → erklären, was das bedeutet und welche Richtlinien es gibt.

• Fristen/Stichtage sind verwirrend und nicht auf dem aktuellsten Stand.

Besonders im Hinblick auf die von Gabi mitgebrachten Informationen zur Forschungsdatenbank der TU Wien erscheint die momentane RAD-Hilfeseite sehr rudimentär und unzureichend. Michael berichtete jedoch von einem RAD-User-Manual, welches zwar vorliegt, aber auch keine große Hilfe darstellt. Dieses könnte jedoch möglicherweise als zukünftige Arbeitsunterlage für unser Projekt dienen, da hier schon viele technische Details erklärt werden. Anstehende Aufgaben wurden unter den Projektmitgliedern aufgeteilt (siehe To Do-Liste).

Nächste Woche erneutes Treffen: 24.7.08, typo3-Einführung

To Do-Liste:

Alle:

• Bitte in unserem Weblog (http://kazzak.wordpress.com/rad/) Mängel der Hilfe-Seite eintragen!

• Neuen Namen fürs Projekt überlegen!!!

Michael:

• Nach Testzugängen erkundigen.

• (Anfragende) Mails von eingebenden Personen durchforsten und an Gabi und Ambros weiterleiten.

• Bestehendes RAD-User-Manual für alle zugänglich machen (File Share?).

Kaz:

• TU-Hilfe durcharbeiten

• Grundaufbau der Inhalte überlegen

Gabi:

• Die (anfragenden) Mails, welche Michael von eingebenden Personen erhalten hat, durchlesen und Problemkreise entwerfen (möglicherweise mit Ambros besprechen?).

• Bestehendes RAD-User-Manual durchlesen und überlegen, was davon für unser Projektziel von Bedeutung sein könnte (möglicherweise mit Verena besprechen?).

Ambros:

• Die (anfragenden) Mails, welche Michael von eingebenden Personen erhalten hat, durchlesen und Problemkreise entwerfen (möglicherweise mit Gabi besprechen?).

Verena:

• Stepnitzka und Brandtner kontaktieren wegen Projektantrag-Update.

• Bisherige Projekt-Dokumentation zusammenstellen.

• Bestehendes RAD-User-Manual durchlesen und überlegen, was davon für unser Projektziel von Bedeutung sein könnte (möglicherweise mit Gabi besprechen?).

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Protokoll: Treffen der Projektgruppe „RAD goes public!“ am 10. Juli 2008

Anwesend waren: Michael, Kaz, Ambros und Verena

Aus organisatorischen Gründen können wir unser Projekt nicht so durchführen wie geplant; unser Projektziel hat sich grundlegend geändert. Michael hat dies bereits mit der Lehrgangsleitung besprochen, und Frau Seissl hat die Änderung des Projektes genehmigt.

Neues Projektziel:

Neues Ziel ist die Neu- und Umgestaltung einer Homepage, welche eine Hilfestellung zur Handhabung von RAD darstellen soll. Diese richtet sich vor allem an jene Personen, die Daten ins RAD eingeben, also an ForscherInnen bzw. deren SekretärInnen. Lucas Zinner hat bereits eine solche Homepage entworfen, welche allerdings nicht sehr umfangreich ist und nur rudimentär Hilfe für die Eingabe darstellt.

http://forschung.univie.ac.at/de/portal/rad/

Unser Ziel ist es nun, diese Homepage zu aktualisieren, prominenter in den Gesamtauftritt einzubinden und die Inhalte anzureichern.

Erste Ideen:

• Die FAQs ausführlicher gestalten und systematisch ordnen.

• Eingabemöglichkeiten genauer erklären (z.B. Publikationen: Was ist ein Sammelband? Was ist eine Kongressschrift? etc.).

• Verlinkungen zu bereits öffentlich zugänglichen Forschungsdatenbanken.

• Es wäre technisch möglich, ein „Video“ einer korrekten Eingabe zu machen und dieses online zur Verfügung zu stellen (Tools dazu kennt Michael).

• Bereits vorhandene Inhalte aktualisieren, ordnen und anreichern.

• Verlinkungen verbessern.

• Zugänglichkeit dieser Hilfeseite sichern (Links bei Eingabemasken?).

Die technische Gestaltung der Homepage wird von der Universität Wien, nicht direkt von der Universitätsbibliothek, betreut. Wir könnten uns laut Michael aber mit den zuständigen Programmierern treffen, die uns alles weitere näher erklären würden, und uns möglicherweise auch während des Projektes bei auftretenden Fragen unterstützen.

Nächste Woche erneutes Treffen!

Bis dahin eine kurze „To Do-Liste“:

• Jetzige Homepage genauestens anschauen und durchklicken. Dabei schon auffallende Mängel/Fehler/Ideen etc. aufschreiben.

• Überlegen, was alles auf so einer Hilfeseite zu finden sein sollte. Welche Inhalte? (Zielgruppe bedenken!)

• Weiters überlegen, welche Inhalte man selbst gerne verfassen würde.

• Michael wird sein bisheriges Info-Material zu RAD sammeln und ordnen.

• Jene, die auch „Personal-Zugang“ haben, sollen sich auch die Eingabemasken gut anschauen und sich Notizen machen, was unklar sein könnte für die eingebenden Personen.

• Für Brainstorming vorbereitet sein!

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Protokoll: Treffen der Projektgruppe „RAD goes public!“ am 7. August 08

Anwesend waren: Ambros, Gabi, Michael, Verena

Zunächst berichtete jeder Projektteilnehmer über das Treffen des Vortages mit Dr. Zinner und die bisherigen bereits durchgeführten Arbeiten. Ambros und Gabi überlegten danach gemeinsam, wie sie die FAQs in Problemfelder/-kreise einteilen könnten, und welches weitere Vorgehen in dieser Hinsicht zielführend sein könnte. Michael berichtet von ersten Versuchen mit typo3. Das veraltete User Manual wird von Gabi als durchaus hilfreich klassifiziert.

Danach wird über die zu produzierenden Texte gesprochen, und wer welche Aufgabenbereiche übernehmen will:

• Michael wird über RAD im Allgemeinen, Abläufe und Geschäftsprozesse schreiben. Außerdem wird er ein interaktives Datenmodell zur Veranschaulichung entwerfen.

• Ambros wird sich mit der Wissensbilanz auseinander setzen: Was ist das? Was wird abgefragt? Kennzahlen erläutern, etc.

• Gabi, Ambros sowie ein RAD-Mitarbeiter werden ein pdf schreiben, welches einen „Workflow-Leitfaden“ darstellen soll.

• Gabi und Ambros werden außerdem an den FAQs weiterarbeiten.

• Verena erklärt sich zuständig für die Beschreibung der ÖSTAT (Was ist das? Wer macht das? Wozu?) und der Publikationstypen.

Wichtige Inhalte, die ebenfalls dringend auf der Homepage zu finden sein sollten, aber noch nicht näher diskutiert wurden bzw. worüber man sich noch nicht geeinigt hat, sind folgende:

• Impressum

• Wir über uns

• Schulungskalender

• Fristen und Termine

• Kontakt

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Protokoll: Treffen der Projektgruppe „RAD goes public!“ am 6. August 08

Anwesend waren: Ambros, Michael, Verena, Dr. Zinner

Mit Dr. Zinner wurde zunächst das neue Projektziel besprochen, um danach detaillierter auf die konkreten Inhalte einzugehen. Dr. Zinner äußerte seine Vorschläge, Wünsche und Anregungen:

• Dr. Zinner hofft, dass durch unser Projekt die Metainhalte des RAD besser an die eingebenden Leute vermittelt werden.

• Die Komplexität von RAD soll den eingebenden Leuten erklärt werden: Warum ist das System teilweise so kompliziert?

• Die eingebenden Leute sollen verstehen, warum sie in RAD eingeben müssen und was das Ziel von RAD ist.

• Es soll erklärt werden, was mit den Daten geschieht, da viele Angst haben, dass Daten falsch interpretiert werden.

• RAD ist nicht auf eine Wissenschaftsdisziplin einschränkbar und auch die Qualität von Texten etc. wird nicht von RAD gewertet: RAD ist ein bloßes Instrument.

• Den eingebenden Leuten (vor allem in den Naturwissenschaften) soll erklärt werden, was der Unterschied zwischen ISI-Daten und RAD-Daten ist, und warum RAD zu einer Verbesserung der Output-Darstellung beitragen kann.

• Jene, die sich über die technischen Möglichkeiten von RAD informieren wollen, sollen auf der von uns zu entwerfenden Homepage beraten werden und nachlesen können.

• RAD-Facts-and-Figures: Allgemeine Daten zur vorhandenen Datenmenge. Mit dem permanenten Gerücht „RAD funktioniert sowieso nicht!“ aufräumen und zeigen, wie viele Daten schon vorhanden sind.

• Personalressourcen von RAD erklären.

Dr. Zinner erklärte darüber hinaus die Komplexität der Publikationstypeingabe: Da jede Wissenschaftsdisziplin eine andere „Publikationskultur“ aufweist, ist es schwierig, Begriffe zu verwenden, die in allen Disziplinen dasselbe meinen. Die Beschreibung der Publikationstypen soll daher auch auf die verschiedenen „Disziplineigenheiten“ eingehen und auf andere Bezeichnungen verweisen. Die Definitionen der Typen sollten sich des Weiteren mit denen anderer Forschungsdatenbanken decken.

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1.Treffen

Projekt: RAD, Forschungsdokumentationsdatenbank

1. Vorstellung des Projektes:

Projektbetreuung: Dr. Lucas Zinner/Greil Michael

Forschungsdatenbank der Uni Wien, RAD: Forschungsprojekte, Publikationen, Steckbriefe

Derzeit: reines Eingabesystem

Zukunft: Darstellung für die Öffentlichkeit: Webdesign

Abgrenzung: Auf der Basis der vorhandenen Ressourcen; Hauptbereich ist das Konzeptuelle

Projektlaufzeit: bis September 2008

Vorgaben:

• Es muss ins corporate design der Uni Wien passen

• Abgrenzung des Projekts gegenüber den/seinen Umwelten

2. Erstes „Herantasten“

Titel/Arbeitstitel:

Forschungsportal der Uni Wien

Ausgangssituation/Situationsanalyse

Die Datenverwaltung des RAD ist an der Universitätsbibliothek angesiedelt.

Einzelne Bereiche der Uni sind bereits ins RAD involviert, z. B. die Personalbteilung, was die Freistellungsanträge der Uniprofessoren für Kongressteilnahmen betrifft, oder auch das Finanzwesen, was Forschungsprojekte betrifft. Immer mehr Abteilungen werden im RAD beteiligt sein.

Hauptdatenbank ist die Universitätsverwaltungsdatenbank, RAD ist eine „Unterdatenbank“ davon.

RAD-Daten sollen öffentlich gemacht werden.

Projektteam: Bibliothek, Forschungsservice, zentraler Informationsdienst

Anlass des Projekts:

Derzeit ist im RAD nur ein Eingabesystem vorhanden.

RAD soll der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Dabei ist zunächst zu überlegen, welche Personen auf welche Daten zugreifen dürfen/können. Welche Rechte die Allgemeinheit, welche Rechte die Mitarbeiter der Universität haben sollen, oder ob noch einmal hierarchisiert werden soll.

Sind die bestehenden Eingaberechte ausreichend, oder sollte das Berechtigungssystem überlegt werden?

Der Fokus soll auf der Allgemeinheit/breiten Öffentlichkeit liegen.

Sollten wir uns um die Datenschutzsituation kümmern?

Rechtliche Dinge liegen in anderen Zuständigkeiten, wir müssen uns darum nicht kümmern.

Zielsetzung:

• In welcher Weise sollten RAD-Daten für den öffentlichen Zugang aufbereitet werden?

• Wie/Inwiefern kann dies in den Gesamtauftritt der Universität eingebunden werden?

• Wie soll die Präsentationsoberfläche für Daten aussehen?

Konzepterstellung:

Testseite bauen

Zielende:

Navigation durch das System

Nicht-Ziel:

• Komplexes Berechtigungssystem überlegen

• Realisierung der Webside

Umweltanalyse:

Umwelt sparsam, wir beschränken uns auf die Anwender

Zielgruppen:

Sollten noch mehr segmentiert werden. Progressive Steuerung der Serviceangebote/Was Benutzer wirklich wollen.